Wie een consument aanmaant, mag pas incassokosten rekenen na een geldige 14-dagenbrief. Dan gelden vaste, wettelijk genormeerde bedragen: de BIK-staffel. In dit artikel lees je over de grondslag waarover je rekent, de staffel, het minimum en maximum, praktische rekenvoorbeelden en de meest gemaakte fouten.

Wat zijn buitengerechtelijke incassokosten?

Dit zijn redelijke kosten die je maakt om buiten de rechter om betaling af te dwingen. Voor consumenten is de hoogte grotendeels vastgelegd via de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK). Daardoor voorkom je discussie over “redelijkheid”: je past simpelweg de staffel toe, mits je eerst de correcte 14-dagenbrief hebt gestuurd.

Wanneer mag je incassokosten rekenen?

Pas na het verstrijken van de in de 14-dagenbrief gegeven termijn, en alleen als de brief juridisch correct is geformuleerd. Is de termijn of tekst fout, dan vervallen de kosten meestal. Artikel 1 in deze serie behandelt de 14-dagenbrief stap voor stap.

Over welke grondslag reken je?

Je berekent de incassokosten over de hoofdsom van de vordering, dus exclusief wettelijke rente, eerdere kosten of boetes. Meerdere onbetaalde facturen aan dezelfde consument kun je in de regel bundelen tot één totaalbedrag, waarna je de staffel toepast op dat totaal. Bewaak wel de herleidbaarheid: noteer welke facturen en bedragen in de bundel zitten.

De BIK-staffel (consumenten)

De staffel werkt oplopend per schijf van de hoofdsom:
– 15% over de eerste € 2.500
– 10% over de volgende € 2.500 (tot € 5.000)
– 5% over de volgende € 5.000 (tot € 10.000)
– 1% over de volgende € 190.000 (tot € 200.000)
– 0,5% over het meerdere, met een absoluut maximum van € 6.775
Daarnaast geldt altijd een minimum van € 40.

Rekenvoorbeelden (consumenten)

Een bedrag van € 150 geeft volgens 15% € 22,50, maar door het minimum zijn de incassokosten € 40. Bij € 1.000 is 15% € 150. Bij € 3.000 reken je 15% over € 2.500 (= € 375) en 10% over € 500 (= € 50), samen € 425. Bij € 12.000 kom je uit op 15% over € 2.500 (= € 375), 10% over € 2.500 (= € 250), 5% over € 5.000 (= € 250) en 1% over € 2.000 (= € 20), totaal € 895. Bij zeer hoge bedragen kan de uitkomst de cap van € 6.775 raken.

Termijnbetalingen en cumulatieregels

Bij abonnementen of andere termijnbedragen kunnen incassokosten onredelijk oplopen. De cumulatieregels beogen stapeling te beperken. Bundel kleine, recente termijnen waar mogelijk en bereken de kosten over het totaal volgens de staffel. Leg de bundelmethodiek duidelijk vast in je dossier.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

Vaak wordt de staffel toegepast op het verkeerde bedrag (bijvoorbeeld inclusief rente), of men vergeet het minimum van € 40. Een andere fout is het rekenen van kosten zónder geldige 14-dagenbrief, waardoor de vordering op incassokosten sneuvelt. Ook zien we dat afzonderlijke, kleine termijnbedragen elk apart worden aangemaand; bundelen is dan doorgaans beter te verdedigen.

Zakelijke debiteuren (B2B) in het kort

De WIK/BIK-staffel geldt specifiek voor consumenten. Bij handelstransacties tussen bedrijven geldt een ander regime: contractuele afspraken zijn leidend en er kan (onder voorwaarden) recht bestaan op een vaste vergoeding en/of redelijke invorderingskosten. Controleer je algemene voorwaarden en de toepasselijke wetgeving per geval.

Checklist voor je factureert

Controleer of je 14-dagenbrief geldig is verlopen, of je de staffel toepast op de juiste grondslag (alleen hoofdsom), of minimum/maximum correct zijn verwerkt, en of je bij meerdere facturen een verdedigbare bundel hanteert. Leg je berekening vast in het dossier.

Juridische basis (kort)

WIK; Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK); art. 6:96 BW.

Hulp nodig?

CW & Partners berekent en controleert jouw incassokosten, toetst de 14-dagenbrief en verzorgt het minnelijk en gerechtelijk traject.