Een sterk creditmanagementbeleid is voor steeds meer ondernemingen geen luxe meer maar een absolute noodzaak. Marges staan onder druk, betaaltermijnen lopen op, en organisaties opereren in een markt waarin klanten steeds vaker financiële ruimte “nemen” in plaats van die af te spreken. CFO’s, controllers, eigenaren en accountmanagers merken het direct in hun cashflow en liquiditeitsruimte.

Toch ontstaat de meeste betalingsproblematiek niet in de fase waarin de factuur openstaat, maar veel eerder: in klantacceptatie, contractering, communicatie en interne processen. Een goed creditmanagementbeleid zorgt voor voorspelbaarheid, minder risico, lagere DSO en een sterkere klantrelatie.

Dit artikel laat zien hoe je een compleet, modern creditmanagementbeleid opbouwt: van klantacceptatie en contractvoorwaarden tot opvolging, escalatie en overdracht.

1. Klantacceptatie: het fundament van ieder creditbeleid

Veel bedrijven nemen nieuwe klanten aan op basis van vertrouwen, enthousiasme of commerciële kansen. Maar zonder risicokader wordt het een loterij.

Een effectief klantacceptatieproces omvat:

• Kredietwaardigheidschecks (bedrijf + UBO indien relevant)
• Risicoprofiel toekennen (A/B/C-klant, scoremodel of traffic light-systeem)
• Passende betaalvoorwaarden kiezen per categorie
• Vastleggen van limieten en uitzonderingsroutes

Wie klantacceptatie strak organiseert, heeft later minder incasso, minder discussie en een aanzienlijk lagere DSO.

2. Contractvoorwaarden: duidelijk, afdwingbaar en commercieel haalbaar

De meeste geschillen in het debiteurenproces ontstaan omdat voorwaarden niet duidelijk, niet actueel of niet consequent toegepast zijn.

Een professioneel creditbeleid vereist:

• Een actuele set algemene voorwaarden
• Heldere betalingsvoorwaarden (betalingstermijn, voorschotten, deeltermijnen)
• PO-verplichting als voorwaarde voor facturatie
• Eigendomsoverbehoud of borg/zekerheden bij risicoklanten
• Prijswijziging- en indexatieclausules
• Intern afgesproken uitzonderingsroutes

Hoe specifieker de afspraken, hoe sterker je staat als betaling uitblijft.

3. Facturatieproces: snel, foutloos en voorspelbaar

Facturen die te laat, onvolledig of foutief uitgaan zijn de #1 oorzaak van late betalingen.

Verbeterpunten zijn vaak eenvoudig:

• Factureer direct na levering of service-acceptatie
• Gebruik templates die altijd voldoen aan klantvereisten
• Automatiseer zoveel mogelijk (ERP → boekhouding → facturatie)
• Leg commerciële teams verantwoordelijkheden op: zonder juiste info géén factuur

Een voorspelbaar facturatieproces verlaagt discussies én DSO.

4. Klantcommunicatie: helder, consistent en professioneel

Veel bedrijven communiceren pas wanneer een factuur is vervallen. Dit is te laat.

Een goed creditmanagementbeleid stuurt op:

• Orderbevestiging mét betaalvoorwaarden
• Factuur + uitleg + contactpersoon
• Gentle reminder vóór vervaldatum (proactieve opvolging)
• Consistente opvolging via e-mail, telefoon en portal

Bedrijven die proactief communiceren zien tot 30% minder vervallen facturen.

5. Gestandaardiseerd herinnerings- en opvolgingsschema

In veel organisaties bepaalt iedere medewerker zelf wanneer en hoe herinnerd wordt.
Dit leidt tot onvoorspelbaarheid en vertraging.

Een professioneel schema bestaat uit:

• Dag 0: Factuur + duidelijke info
• Dag 3–5: Vriendelijke reminder
• Dag 7–10: Zakelijke reminder
• Dag 14–21: Laatste aanmaning + aankondiging overdracht
• Dag 21–28: Overdracht aan incassopartner

De kracht zit in consequentie, niet in strengheid.

6. Disputenmanagement: binnen 48 uur vastpakken

Geschillen zijn een belangrijke bron van DSO-vervuiling.

Een organisatie met een volwassen creditbeleid:

• Registreert disputen in één systeem
• Beoordeelt ze binnen 48 uur
• Behandelt ze volgens een vaste structuur
• Scheidt echte disputen van miscommunicatie of uitstelgedrag

Snelle reactietijd = snellere betaling.

7. Escalatie en incassopartner-inschakeling

Een creditbeleid zonder escalatie heeft geen tanden.

Belangrijk is dat:

• Escalatiemomenten vastliggen
• Sales geen betalingen “heronderhandelt” zonder finance
• Overdracht aan incasso volgt volgens beleid, niet op gevoel
• De incassopartner werkt in jouw toon: professioneel, klantvriendelijk, maar duidelijk

Veel organisaties zien dat tijdige overdracht DSO structureel verlaagt en betaling aanzienlijk versnelt.

8. KPI’s en dashboards: meten is sturen

CFO’s die creditmanagement serieus nemen, meten o.a.:

• DSO per segment
• Percentage vervallen facturen
• Aantal disputen en doorlooptijd
• First-time-right facturatie
• Betalingsgedrag per klantgroep
• Cashflowforecast op basis van risicoprofielen

Zonder data kun je niet verbeteren.

9. Automatisering en digitalisering

Moderne tooling kan:

• herinneringen automatisch versturen
• data verzamelen over betaalgedrag
• disputen structureren
• risicoprofielen berekenen
• dashboards genereren

Dit vermindert werkdruk én verhoogt kwaliteit.

10. De rol van cultuur en interne organisatie

Creditmanagement werkt alleen als alle afdelingen meedoen.

• Sales: duidelijke afspraken, juiste informatie
• Finance: strak in opvolging
• Management: consequent beleid, geen uitzonderingen zonder reden
• Klantenservice: correcte input + heldere communicatie

Een creditbeleid is geen document — het is gedrag.

Wil je een professioneel creditmanagementbeleid dat risico verlaagt en cashflow verbetert?

Wij creëren, implementeren en beheren jouw volledige creditmanagementproces — van klantacceptatie tot juridische opvolging.
Neem contact op via WhatsApp, telefoon, e-mail of onze website.