Bij vorderingen op consumenten is een correcte 14-dagenbrief verplicht voordat buitengerechtelijke incassokosten mogen worden gevorderd. In dit artikel lees je welke elementen wettelijk vereist zijn, welke formuleringen juridisch veilig zijn, hoe je de incassokosten berekent en welke fouten in de praktijk tot problemen leiden. Je vindt tevens een direct te gebruiken voorbeeldbrief.

Wanneer is de 14-dagenbrief verplicht?

De verplichting geldt uitsluitend bij B2C-vorderingen. De brief biedt de consument nog een duidelijke en redelijke kans om te betalen zonder bijkomende kosten. Voor B2B is deze wettelijke verplichting er niet, al kan een laatste, ondubbelzinnige aanzegging ook daar zinvol zijn.

Wettelijke eisen (WIK/BIK)

Een geldige 14-dagenbrief identificeert de vordering (factuurnummer(s) en exacte hoofdsom), geeft een betalingstermijn van ten minste veertien dagen die ingaat op de dag na bezorging of ontvangst van de brief, en waarschuwt dat bij uitblijven van (volledige) betaling wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd zijn. Noem het exacte bedrag aan incassokosten dat verschuldigd zal worden volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK); de bandbreedte is minimaal EUR 40 en maximaal EUR 6775. Vermeld duidelijke betaalinstructies (IBAN, tenaamstelling en betalingskenmerk) en bied een contactmogelijkheid. Vermijd formuleringen als “binnen 14 dagen na heden” of “na verzending”.

Veilige formuleringen

Gebruik een van deze zinnen: “Binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd.” of “Binnen 15 dagen nadat deze brief bij u is bezorgd.” Daarmee is de start van de termijn duidelijk.

Rekenvoorbeelden incassokosten

Hoofdsom EUR 150: 15% is EUR 22,50, maar het minimum geldt, dus kosten EUR 40. Hoofdsom EUR 1000: kosten EUR 150 (15%). Hoofdsom EUR 3000: kosten EUR 425 (15% over eerste EUR 2500 = EUR 375 plus 10% over volgende EUR 500 = EUR 50).

Checklist voor verzending

Controleer of factuurgegevens en hoofdsom kloppen; of de termijn is geformuleerd als “vanaf de dag na bezorging”; of het exacte BIK-bedrag is genoemd; of wettelijke rente is aangekondigd; of betaalinstructies en contactgegevens duidelijk zijn; en of datum en verzendwijze zijn vastgelegd (bij voorkeur post en e-mail).

Veelgemaakte fouten

Vaak gaat het mis met een onjuiste termijnformule, het ontbreken van het exacte incassokostenbedrag of onduidelijke betaalinstructies. Ook worden kleine termijnbedragen soms apart aangemaand, wat kostenstapeling en discussies geeft. Bundel waar mogelijk en geef een heldere laatste kans.

Cumulatieregels bij termijnbetalingen

Om onredelijke stapeling van incassokosten op kleine maandtermijnen te voorkomen, gelden cumulatieregels. Bundel kleine termijnen en bereken de kosten over het totaal op basis van de BIK-staffel. Controleer steeds de actuele regels.

Voorbeeldbrief (kopieer-klaar)

Geachte [NAAM],

Volgens onze administratie is de volgende factuur onbetaald:
Factuurnummer: [FACTUURNUMMER] Factuurdatum: [DATUM] Hoofdsom: EUR [BEDRAG]

Wij geven u hierbij nog een mogelijkheid om het openstaande bedrag zonder bijkomende kosten te voldoen. Wij verzoeken u het bedrag binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd te betalen.

Indien wij uw betaling niet (volledig) binnen deze termijn ontvangen, brengen wij buitengerechtelijke incassokosten en wettelijke rente in rekening. De incassokosten bedragen in uw geval EUR [INCASSOKOSTENBEDRAG] volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

Betaalinstructies:
IBAN: [IBAN] T.n.v.: [CREDITEUR] Betalingskenmerk: [KENMERK]

Heeft u vragen of wilt u een betalingsregeling treffen? Neem dan binnen 7 dagen contact met ons op via [TELEFOON] of [E-MAIL].

Met vriendelijke groet,
[NAAM AFZENDER] [FUNCTIE] [BEDRIJF]

Vervolg bij uitblijvende betaling

Voer het minnelijk traject gestructureerd uit (herinneringen en telefonisch contact). Blijft betaling uit, overweeg dagvaarden bij de kantonrechter en ga na een vonnis over tot executie (bijvoorbeeld beslag).

Juridische basis

Artikel 6:96 lid 6 BW; Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK); aansluiting bij WIK. Voor termijnbetalingen gelden aanvullende cumulatieregels.

Hulp nodig?

Wij rekenen voor, leggen vast en verzorgen het minnelijk en (zo nodig) gerechtelijk traject. Neem contact op via whatsapp, telefoon, email of via de website.